move fast and break things.

Es gibt drei Mottos, die über allen Schreibtischen hängen an denen ich arbeite. Mottos, die ich jeden Tag wieder lese. Mottos, die mich antreiben.

move fast and break things.
what would you do if you weren‘t afraid?
done is better than perfect.

Warum treiben mich die Sprüche so an? Warum helfen sie mir im Alltag?

move fast and break things.
Wir sind umgeben von unsichtbaren Schranken. Auferlegt durch Gedanken wie: „weil man es so macht“, „weil es alle so machen“ und oft sogar durch einen selber, da man die großen Chancen hinter den Limitierungen nicht sieht.
Wenn man sich genau angeschaut hat was man zerbricht, dann sind das meist weder Beziehungen noch Regeln, die unter den heutigen Voraussetzungen weiter Geltung haben. Zerbrochen werden Vorstellungen, die mich abhalten, zu tun was wichtig ist.
Über mich selber ärgere ich mich am meisten: wenn die alten Regeln bereits durch statistische Auswertung von Daten als veraltet erkannt wurden und ich trotzdem aus Gewohnheit, oder um nicht aufzufallen, in meinem alten Trott weitermache.
Für mich bedeutet diese Aufforderung: machen.

what would you do if you weren‘t afraid?
Dies ist eine der kraftvollsten Aufforderungen, die mich antreiben.
Mir geht es oft so, dass ich ein Gefühl dafür habe, in welche Richtung es weitergehen wird, was als nächstes auf mich zukommt oder sogar, aus welchen Projekten Probleme entstehen werden.
Diesem Bauchgefühl schenke ich noch viel zu selten Beachtung obwohl es mich nie täuscht.
Wir wissen nicht, wie die Welt morgen aussieht, wir können nur ungenaue Prognosen treffen, nicht planen; aber wir können die Angst überwinden und machen was sich richtig anfühlt.

done is better than perfect.
Wenn Dinge „gut“ geworden sind dann ist es häufig so, dass sie perfekt zu machen entweder nochmals so lange dauern oder gar nicht klappen würde.
Diesen Moment des „gut“ zu erkennen und dann zu entscheiden ob es sich lohnt weiter in „perfekt“ zu investieren, ist schwierig. Im manchen Fällen ist Perfektion sogar illusorisch.
Sich an das perfekte “gut” heranzutasten fällt sehr viel leichter, wenn man die Chancen von iterativem Arbeiten und Rapid Prototyping ernst nimmt. Mit schnellen ersten Prototypen an eine Teilöffentlichkeit gehen und deren Rückmeldungen sehr schnell in das Produkt einarbeiteten. Geschwindigkeit ist dabei alles. Fehler beheben, auf die Kritik reagieren um den Nutzern das Gefühl vermitteln, dass es sehr schnell besser wird und vorwärts geht.

Nicht zu letzt ist done is better than perfect die Aufforderung anzufangen. Anzufangen, obwohl die Gefahr besteht, dass es nicht perfekt wird.

Was ist wirklich wichtig?

Kennt ihr es, wenn durch einen einzelnen Anruf oder vielleicht auch durch zwei, hektische Handlungen ausgelöst werden? Weil “alle“ sich beschwert haben, weil es “niemand“ versteht?
Da ist es typischer Weise schwer abzuschätzen, ob es sich um ein Problem handelt, welches auf alle Kunden skalierbar ist oder nur um ein individuelles Problem. Und auch wenn es tatsächlich ein Problem aller Kunden ist, muss es doch nicht zwingend das wichtigste zu lösende Problem sein.

Seit einem halben Jahr nutze ich mit meinem Team eine Methode von Dr. Stephen R. Covey um wichtige Projekte zu identifizieren und zu bearbeiten.
In unserem Meeting zum Start der Woche haben wir bereits alle anstehenden Projekte in einer Tabelle gesammelt.
Die Tabelle ist sehr einfach aufgebaut.

  1. Wer ist verantwortlich für das Projekt?
  2. Um welches Projekt handelt es sich?
  3. Auf welche strategischen Unternehmensfelder zahlt das Projekt ein? Eine Null steht für „zahlt nicht ein“ und eine 4 für „zahlt maximal ein“.
    a) Wirtschaftliche Kriterien. Wirkt sich positiv auf den Verkauf aus, reduziert die Kosten, verbessert den Cashflow und erhöht die Profitabilität.
    b) Strategische Kriterien. Stärkt die Ziele der Organisation, zahlt auf die Fähigkeiten der Mitarbeiter ein, stärkt sie Marktposition und hilft sich gegen den Wettbewerb zu positionieren.
    c) Wichtig für die Zielgruppe. Stärkung der Kundenloyalität, positive Auswirkungen auf Investoren, Zulieferer, Geschäftspartner und Stakeholder. Setzt Energie und Zusammenhalt bei den Kollegen frei.
  4. Die Kalenderwoche, in welcher das Projekt am besten fertiggestellt werden sollte.
  5. Die Summe aus den strategischen Kriterien.
  6. Grün, Gelb, Rot für das Gefühl, wie wichtig das Projekt ist.
  7. Kommentare über voraussichtliche Engpässe, Partner, …

In den strategischen Kriterien sind schon zwei Kriterien mit inbegriffen, welche ich sonst oft nicht mit berücksichtigen würde: Die Beziehungen zu allen wichtigen Parteien und die Weiterbildung.
Für Montagsmeeting nach diesem Muster ist es gut, wenn man die Projekte vorher schon gesammelt und grob sortiert hat. Sodass bei dem Meeting nur noch abgestimmt werden muss ob die Priorisierung stimmt oder die Projekte als „business need“, trotz fehlender Wichtigkeit, vorgezogen werden müssen (z.B. evtl. anfallende juristische Formalitäten).
Dann stehen die Projekte für die Woche fest und können eins nach dem anderen, streng sortiert nach Wichtigkeit, auf den Boden gebracht werden.

Der internen Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen den Abteilungen tut es sehr gut, wenn diese Tabelle öffentlich ist. Es motiviert nicht nur zu sehen, wenn Projekte erledigt sind, sonder hilft auch anderen Abteilungen einzuordnen, warum eine Anfrage z.B. erst nächste Woche bearbeitet werden kann.

Ich habe lange nach einer Methode gesucht die Transparenz schafft, strategisch wichtige Unternehmensfelder betrachtet und durch sichtbare Erfolge motiviert.
Gibt es noch alternative Modelle?

Mein Tag mit Evernote

Für die Apps, die mich den ganzen Tag begleiten, mir das Leben vereinfachen und helfen Inspiration und Ideen festzuhalten – für diese Apps zahle ich. So auch für Evernote, obwohl man auch mit der kostenlose Version sehr weit kommt.
Manche meiner Kollegen bezeichneten mich in letzter Zeit als 5.0, da sie mich nach einem Meeting die Notizen an der Tafel abfotografieren sahen, oder auch nur bemerkten, dass ich bei einer bereits recherchierten Frage, die Antworten gleich parat hatte, dank CMD+F (Suchen, unter anderem auch in Evernote).
Da habe ich beschlossen, nicht nur für meine Mutter, die immer wieder fragt, was ich mit meinen Apps den ganzen Tag mache, aufzuschreiben, wie ich Evernote nutze und wofür.
Ich speichere und bearbeite bei Evernote nicht nur Notizen, interessante Links und Ideen, sondern auch interessante einzelne Webseiten und Zitate aus diesen.

Beim Surfen mit dem Browser und lesen des Google Readers.
In Safari und Google Chrome ist es möglich eine Evernote-Extension zu installieren. Die kann dann geniale Dinge:

Zitate. Oft geht es mir so, dass ich über interessante Absätze und Zitate stolpere, die ich mir merken will oder dass ich mich z.B. an eine Idee erinnern will, die ich beim Lesen hatte. Einfach die betreffende Stelle markieren und auf den Elefanten in der Lesezeichenleiste klicken, schon kann man das Zitat als Notiz ablegen.

URL merken. Einfach auf den Elefanten klicken und dazuschreiben, warum die Seite interessant ist und bei Gelegenheit ist die Seite schnell und unkompliziert wieder zu finden. Das geht auch mit ganzen Artikeln oder Webseiten. Toll ist, dass Evernote zwischen Artikel und Webseite unterscheidet. Wenn also nur der Text interessant ist, wird der schön formatiert in Evernote abgelegt.

Google Reader. Reeder ist eine meiner anderen Lieblingsapps, welche einfach alle Google Reader Feeds schön auf dem iPad darstellt. Dort ist es dankenswerter Weise auch einfach mit dem Elefanten die wichtigen Sachen an Evernote zu schicken.

Evernote auf meinem Smartphone.
Evernote ermöglicht es, den Notizblock endgültig ad acta zu legen. Ich mache einfach keine Notizen mehr auf totem Holz.

Es gibt eine Studie in den USA, nach der Menschen eher Schlüssel oder Geld zu Hause vergessen als ihr Smartphone. Ich habe nie viel dabei, wenn ich im Büro rumlaufe, aber natürlich mein Smartphone. So kann ich bei jedem Meeting, wenn auch noch so spontan anberaumt, Notizen machen.

Das Größte aber ist das Abfotografieren der TOPs an Tafeln und Flipcharts. Nie mehr Brainstormings auf Flipcharts verkommen lassen, sondern mit der richtigen Überschrift und Stichwort beim Aufsetzen des Projektmanagements mit einem CMD+F finden.

Visitenkarten habe ich mir angewöhnt, einfach sofort in das Adressbuch meines Google Kontos zu schreiben. Sonst ist es auch eine super Möglichkeit, die einfach zu fotografieren und nur unter dem jeweiligen Namen abzulegen.

All mein Wissen und das meiner Freunde.
Das Tolle ist, wenn ich spannende Sachen lese oder sehe, habe ich mich diszipliniert, die Infos alle in meinen Evernote-Wiki abzulegen. Da ist all mein Wissen abgelegt und von überall abrufbar.

Schön ist, dass es eine Funktion gibt, nicht nur einzelne Notizen per Mail/Facebook weiter- oder freizugeben, sondern dass auch ganze Notizbücher gemeinsam genutzt werden können. Dieses Notizbuch heißt bei mir einfach lapidar »Wiki«.

Das Sinnvolle an der gemeinsamen Nutzung eines Wikis, in meinem Fall mit guten Freunden, ist, dass man mehr Wissen zur Verfügung hat und oft super interessante Methoden entdeckt. Die mich, da sie von meinen Freunden sind, doch mit einer hohen Wahrscheinlichkeit interessieren oder mir sogar nützen. Das ist Knowledge-Serendipity.

Dabei schreibe ich einfach den Bereich des Wissens vor den Titel, welcher den Wikieintrag näher beschreibt, und habe so eine schöne Sortierung, z.B. »Methode: Brainstorming«

Suchen, Finden und Bearbeiten.
Alle Notizen sortiere ich nach Titel, so dass sie alphabetisch sortiert werden, mit Zahlen zu oberst.

»1 Bene« steht für »mach Bene« und entscheidend ist die 1 vor dem Titel. Die 1, die dann dafür sorgt dass die Notiz ganz oben steht, nutze ich für alle Notizen, die ich jeden Tag checken muss; Notizen nach calls, in Meetings, laufende dringende und wichtige Probleme.

Die 2 steht für Notizen die Daten enthalten auf die ich sehr schnell zugreifen können muss, z.B. Infos über verschiedene Accounts, Adressen, Vielfliegernummern, …

Die 3 vor dem Titel markiert alle Notizen, die Meta-Infos über alle großen Bereiche der Arbeit enthalten. Dort speichere ich alle wichtigen Links, Strukturen und Checklisten.

Alle Notizen weiter unten erreiche ich eigentlich nur über die Suche. Diese Notizen gliedere ich in grobe Bereiche, z.B. »PR: Speaking Opportunties, Conferences«.
Wenn ich jetzt Notizen zum Thema Konferenzen suche oder hinzufügen will, suche ich einfach nach dem Stichwort »Conference«.
Häufig mache ich es so, dass ich verschiedene Tage für verschiedene Projekte blocke, so dass ich auch einfach nach »PR« suchen kann und finde alle »PR« relevanten Themen, die ich dann abarbeiten kann.
Noch schöner mit dem Suchen wird das Ganze, wenn man das Schlagwort aus der Überschrift als tag benutzt. Dann kann man unter »Schlagwörter« einfach auf den gerade zu bearbeitenden tag klicken und hat alle relevanten Notizen vorliegen. Durch die Möglichkeit der Auswahl welches der Notizbücher angezeigt werden soll, kommen sich verschiedene Kunden mit den selben Aufgabenbereichen auch nicht in die Quere.

Da Speicherplatz genügend vorhanden ist, archiviere ich alle alten Projekte mit »z: Launch France« und sie sortieren sich automatisch ans Ende des Notizbuches, sind aber durch die Suche im Zweifelsfall schnell wieder erreichbar.

Praktische Einstellungen.
Ich habe für alle Großen Bereiche des Lebens ein eigenes Notizbuch, wie etwa »Privat«, »Job«. Des weiteren ist es wichtig, ein Standardnotizbuch zu wählen, in welches Notizen abgespeichert werden, die nicht händisch zugeordnet wurden. Das ist gerade beim mobilen Erstellen von Notizen wichtig, da dort das editieren nervt und einfach schnell gehen muss. Ein Foto wird dann z.B. automatisch in das Standardnotizbuch geladen.

Die letzte wichtige Änderung in der Einstellung ist die schöne Schrift „Helvetica Neue“, die, leider nicht von Werk aus, die Notizen ein Stück anschaulicher macht.

Schöne Sachen zum Schluss.
PDFs werden indiziert, dass heißt einfach hochladen und sie sind von da an durchsuchbar.

Die Weboberfläche ist auch praktisch zu benutzen. Sollte man das eigene Notebook oder Handy mit dem Evernoteclient nicht zu Hand haben, lassen sich einfach Notizen einsehen und hinzufügen.

Mobil sind die Notizen auch offline verfügbar inkl. der Suchfunktion. Einfach genial immer alles dabei zu haben.

Einkaufslisten in Evernote. Ein Traum.

Andere Erfahrungen oder Tipps für mich? Freue mich auf Anregungen oder Fragen.